Những chức năng chính của chữ ký số là gì? Doanh nghiệp thành lập bao lâu thì phải mua chữ ký số? Khi sử dụng chữ ký số, cần chú ý đến những điểm gì? Bài viết sau sẽ giải đáp các thắc mắc của bạn đang quan tâm.
Đăng ký thuế điện tử thường được thực hiện bằng cách sử dụng chữ ký điện tử. Việc sử dụng chữ ký điện tử cho doanh nghiệp có chức năng và lợi ích của nó. Để đảm bảo việc hoạt động kinh doanh được thuận lợi hơn, doanh nghiệp cần nên mua chữ ký điện tử. Viettelhcm là đơn vị cung cấp thông tin chi tiết về vấn đề này.
Xem thêm: Bảng giá chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
I. Chữ ký số là gì?
Khi sử dụng thông điệp dữ liệu điện tử, việc xác nhận bằng Ký hiệu xác nhận trên nền tảng điện tử được thực hiện bằng Chữ ký số (CKS) có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký truyền thống trên giấy và các phương pháp định danh khác. Vì vậy, mỗi cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp đều phải chịu trách nhiệm pháp lý cho nội dung của thông điệp dữ liệu điện tử được sử dụng.
Thiết bị lưu trữ chữ ký số USB Token là một thiết bị độc lập, không tích hợp trực tiếp vào máy tính. Nó có hình dáng tương tự như một USB thông thường và được sử dụng bằng cách cắm vào máy tính của doanh nghiệp khi cần xác thực các tài liệu dữ liệu.
II. Các chức năng của chữ ký số
tìm hiểu: Chữ ký số trên hóa đơn điện tử với những điều cần lưu ý
1. Dùng để nộp thuế điện tử
Chữ ký điện tử hỗ trợ các doanh nghiệp thực hiện trả tiền thuế qua mạng mà không cần phải tới ngân hàng hoặc cơ quan quản lý tài chính nhà nước, giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt thủ tục phức tạp. Hiện tại, việc này đang được triển khai.
2. Dùng để kê khai thuế qua mạng
Từ ngày 1/7/2013, tất cả các đơn vị kinh doanh, tổ chức và công ty đều phải sử dụng chữ ký số để thực hiện việc kê khai thuế trên mạng theo điều kiện được bổ sung vào khoản 10 của Điều 7 trong Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11, dựa trên Điểm 4 của Luật số 21/2012/QH13.
3. Kê khai bảo hiểm xã hội
Dễ dàng thực hiện việc khai báo tăng giảm nhân sự và giải quyết các vấn đề liên quan đến bảo hiểm xã hội chỉ bằng việc sử dụng chữ ký số, không cần phải tốn thời gian di chuyển như trước đây.
4. Đăng ký kinh doanh
Bằng cách sử dụng chữ ký số một cách đơn giản và tiện lợi, các doanh nghiệp có thể đăng ký kinh doanh điện tử và thêm các đơn vị phụ thuộc như văn phòng đại diện, chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh trên trang đăng ký kinh doanh của sở kế hoạch và đầu tư.
5. Kê khai hải quan
Để tiến hành đăng ký với cơ quan hải quan trong quá trình thực hiện các thủ tục hải quan điện tử như đăng ký thông quan cho các lô hàng, sản phẩm nhập khẩu hoặc xuất khẩu, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số từ ngày 01/11/2013, theo Quyết định số 2341/QĐ-BTC được ban hành bởi Bộ Tài Chính.
6. Giao dịch ngân hàng trực tuyến
Bằng dịch vụ ngân hàng trực tuyến, hiện nay các doanh nghiệp có thể thực hiện khai báo chuyển tiền điện tử một cách nhanh chóng và tiện lợi thông qua việc sử dụng chữ ký điện tử, giúp cho việc chuyển tiền trở nên vô cùng thuận tiện và tránh được các thủ tục phức tạp.
III. Doanh nghiệp thành lập bao lâu thì phải mua chữ ký số
Hiện tại, do chưa có quy định của chính phủ, các công ty không bị ép buộc phải sử dụng chữ ký số trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, để thực hiện các hoạt động như nộp thuế, kê khai thuế, xuất hóa đơn và khai bảo hiểm xã hội trực tuyến, các doanh nghiệp cần phải sử dụng chữ ký số.
Hiện nay, các tổ chức, doanh nghiệp, và công ty phải thực hiện việc kê khai và nộp thuế bằng cách sử dụng phương tiện điện tử và chữ ký số thay vì hồ sơ bản giấy như trước đây. Do đó, cơ quan quản lý thuế thường thực hiện việc quản lý kinh doanh và hoạt động thông qua hình thức thuế điện tử.
Để gửi tờ khai và nộp thuế điện tử, các doanh nghiệp cần sở hữu tài khoản và chữ ký số để sử dụng trong các tài liệu điện tử và hồ sơ. Tổng Cục Thuế cung cấp tài khoản đăng nhập miễn phí sau khi doanh nghiệp đăng ký thành công. Tuy nhiên, các doanh nghiệp phải mua chữ ký số từ các công ty cung cấp chứng thư số được phê duyệt.
IV. Lúc nào thì doanh nghiệp nên mua chữ ký số?
Ngay khi thành lập, các công ty nên xem xét mua chữ ký số để thực hiện khai báo, nộp thuế trực tuyến, bảo hiểm trực tuyến, và hải quan. Chữ ký số là một thiết bị mà mỗi công ty cần phải sở hữu và nộp các tài liệu ban đầu.
1. Quy định chung về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
Dựa theo Điều 44 của Luật quản lý thuế, thời gian nộp đơn khai thuế được quy định như sau:
Thời gian gửi đơn đăng ký nộp thuế cho loại thuế theo tháng và theo quý được quy định như sau:
A) Chậm nhất vào ngày thứ 20 của tháng tiếp theo sau khi phát sinh nghĩa vụ thuế là thời điểm để khai và nộp thuế theo tháng.Chậm nhất vào ngày thứ 20 của tháng sau tháng phát sinh nghĩa vụ thuế là thời điểm để nộp thuế theo tháng. B) Thời hạn nộp thuế theo quý là ngày cuối cùng của tháng sau quý kết thúc.Ngày cuối cùng của tháng sau quý kết thúc là thời hạn nộp thuế theo quý.
Đến ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo sẽ là thời điểm nộp thuế đối với trường hợp khai và thanh toán theo quý.
2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:.
Muộn nhất là ngày cuối cùng của tháng ba tính từ ngày kết thúc năm theo lịch Gregory hoặc năm tài chính đối với thủ tục quyết toán thuế năm. Muộn nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên theo lịch Gregory hoặc năm tài chính đối với thủ tục khai thuế năm.
Ngày cuối cùng của tháng tư tính từ ngày kết thúc năm theo lịch Gregorian là thời điểm cuối cùng để cá nhân trực tiếp giải quyết việc tính thuế thu nhập cá nhân cho tài liệu giải quyết.
Hồ sơ đăng ký thuế tổng hợp của cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh theo phương pháp tính thuế tổng hợp phải được nộp trước ngày 15 tháng 12 của năm trước. Nếu cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh mới bắt đầu hoạt động, thời hạn nộp đăng ký thuế tổng hợp trễ nhất là trong vòng 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.
3. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh
- Nghĩa vụ đóng thuế bắt buộc, thời gian nộp hồ sơ khai thuế và thanh toán tiền thuế muộn nhất là vào ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh. Các khoản thuế được phân loại thành nhiều loại và mỗi loại cần đóng theo từng lần phát sinh nghĩa vụ đóng thuế.
- “Thời hạn cuối cùng để nộp hồ sơ khai thuế cho các trường hợp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp là vào ngày thứ 45 kể từ ngày xảy ra sự kiện.”
4. Thời hạn nộp thuế môn bài
- Trong vòng 30 ngày kể từ khi được cấp giấy đăng ký kinh doanh và hoàn thành thủ tục nộp Tờ khai môn bài, trong năm đầu tiên của việc thành lập.
- Trong những năm tiếp theo, nên đệ trình trước ngày 30/1 hàng năm và tốt nhất là nộp trước ngày 20/1.
5. Doanh nghiệp mới thành lập bao lâu mua chữ ký số là tốt?
Phụ thuộc vào thời điểm thành lập của từng công ty, công ty đó cần mua chữ ký số để thực hiện đầy đủ nộp tờ khai và tránh bị phạt do chậm trễ.
Khi công ty được thành lập vào ngày 22/5/2021 và muốn khai báo thuế theo quý, thì phải khai báo thuế quý 2/2021. Để thực hiện việc khai báo này, công ty cần mua chữ ký số trước ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý phát sinh nghĩa vụ thuế, cụ thể là ngày 31/7/2021.
Các công ty được miễn thuế môn bài trong năm đầu tiên hoạt động hiện nay. Điều này có nghĩa là nếu một công ty được thành lập vào năm 2022, thì phải chịu thuế môn bài từ năm 2024 trở đi.
Doanh nghiệp thành lập vào ngày 20/12 cần thực hiện việc nộp thuế môn bài trước ngày 30/1 năm sau. Để đáp ứng yêu cầu này, doanh nghiệp cần tiến hành mua chữ ký số để nộp thuế điện tử trước thời hạn được quy định.
V. Lưu ý khi sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp mới
1. Chỉ nên giao chữ ký số cho bộ phận có chuyên môn
Chữ ký số được áp dụng thay thế cho chữ ký thủ công và các phương pháp xác thực khác.
Việc sử dụng chữ ký điện tử cần được giới hạn cho nhân viên chuyên môn như kế toán thuế và kế toán nội bộ để phát hành hóa đơn hoặc cho giám đốc và người đại diện pháp luật của công ty giữ trực tiếp. Việc đảm bảo an toàn và tránh mất mát chữ ký điện tử là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng xấu.
2. Doanh nghiệp có thể có 1 hoặc nhiều chữ ký số
Doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc nhiều chữ ký điện tử để thay thế cho việc ký tay. Nhờ đó, họ có thể sử dụng một thiết bị để tạo hóa đơn cho nhân viên kế toán và một thiết bị khác để đăng ký bảo hiểm và nộp các báo cáo thuế cho nhân viên kế toán thuế.
3. Cần thông báo tới nhà cung cấp khi gặp các trường hợp sau
- Việc thông báo ngay cho nhà cung cấp là rất cần thiết đối với doanh nghiệp trong trường hợp mất chữ ký số, nhằm đảm bảo được hỗ trợ xử lý kịp thời.
- Khách hàng cũng có thể đăng nhập vào hệ thống để tự đổi mã pin một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn.Để thực hiện thủ tục cấp lại mã pin theo quy định khi nhập sai mã pin 8 lần, cần liên hệ với nhà cung cấp. Bên cạnh đó, khách hàng cũng có thể tự đổi mã pin một cách nhanh chóng và tiện lợi bằng cách đăng nhập vào hệ thống.
- Khi chữ ký số sắp hết hạn hoặc đã hết hạn, hãy liên hệ với tổ chức cấp chữ ký số để gia hạn và tránh bị những kẻ xấu giả mạo email hoặc số điện thoại để lừa đảo và yêu cầu chuyển tiền.
4. Cần thay mã pin khác với mã pin mặc định
Để đảm bảo tính an toàn thông tin, khi tiếp nhận chữ ký số, doanh nghiệp cần thay đổi mã PIN khác với giá trị mặc định được gửi bởi nhà cung cấp.
5. Cần tham vấn từ người có chuyên môn để xác thực trước thông tin người cung cấp
Khi nhận được các email hoặc số điện thoại không quen thuộc tự xưng là nhà cung cấp chữ ký số, hãy liên hệ ngay với người có chuyên môn phân phát chữ ký số để xác minh thông tin.
VI. Các thắc mắc liên quan đến chữ ký số cho doanh nghiệp mới
1. Chữ ký số dùng cho việc gì?
Để xác minh tính đáng tin cậy của tài liệu điện tử trong các lĩnh vực thuế, hải quan, bảo hiểm,… Người ta sử dụng chữ ký số để ký xác minh, tránh bị làm giả.
2. Có cần thiết phải dùng chữ ký số hay không?
Tất cả các công ty đều cần sở hữu chữ ký số để hoàn thành đầy đủ các trách nhiệm liên quan đến khai thuế điện tử với nhà nước, do chính quyền quy định các doanh nghiệp phải thực hiện việc nộp báo cáo về thuế, bảo hiểm và hải quan bằng hình thức điện tử.
3. Chọn chữ ký số nào tốt nhất?
Để tìm ra chữ ký số tốt nhất, bạn nên dựa trên đánh giá của người sử dụng.
Để đảm bảo nhận được sự hỗ trợ tốt nhất trong trường hợp gặp sự cố, hãy xem xét đánh giá về chế độ chăm sóc khách hàng của nhà cung cấp chữ ký số. Ngoài ra, cũng nên xem xét các yếu tố khác như giá cả, chất lượng… Để đưa ra quyết định phù hợp.
4. Nên mua chữ ký số hãng nào, mua ở đâu?
Một trong những phương án chữ ký số được nhiều đơn vị kinh doanh đánh giá cao và ưu tiên sử dụng là giải pháp chữ ký số Viettel-CA (USB Token Viettel) của Tập đoàn Công Nghiệp Viễn Thông Quân Đội.
Viettel-CA đã được cơ quan quản lý viễn thông đảm bảo tính pháp lý, có độ bảo mật cao và có thể hỗ trợ khách hàng thực hiện xác minh và ký số mọi lúc, mọi nơi. Ứng dụng này còn có thao tác đơn giản và không cần sử dụng nhiều thiết bị khác.
Nếu Quý khách hàng muốn sử dụng dịch vụ chữ ký số Viettel-CA hoặc cần tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ này, Quý khách có thể liên hệ với Mr. Cường qua địa chỉ email mi.dong@viettelhcm.vn hoặc gọi trực tiếp đến số hotline 0862 888 248. Chuyên viên kỹ thuật của Viettelhcm sẽ hỗ trợ Quý khách giải đáp thắc mắc và tư vấn tận tình và chuyên nghiệp.
Bạn có thể quan tâm:
Tin tức khác